何がわからないのかが分からない。IT苦手という思い込みは捨ててみよう!

IT自習室

昨日は友人の会社へヒアリングに行ってきました。

自称IT苦手な社長さんです。
「何に困ってるのかをまず教えて」と聞いてみたところ、私と会う前に自分でまとめてくれました。

そしたら3つでした。

1)メールアカウントの設定
2)お知らせメールを100名超の方に出している。手動でメアド張り付け、メーラーで送っている。これってもっといい方法あるよね?
3)アライアンスメンバーとのやり取り。データをドロップボックスに置いて共有してるけど、みんなが更新するのでどれが最新か分からなくなってくる。

 
日々の業務なのでなんとかがんばっているわけです。でも、もっと効率的な方法はないのか、言われるままに設定したこれって一体何なのか?そんな疑問が頭の中にあってもなかなかそれを投げるところがありません。

なるほどー。おそらく多くの経営者さんがこんなことで困っているんだろうな。

 
じゃ解説
1)について
話をよく聞くとレンタルサーバーとそこの中にあるものの構成がよくわからない。
それって当たり前ですよね。そんなこと知らんがなって感じです。
「レンタルサーバーをマンションに見立てるとわかりやすいかもね〜」と絵を書いて、ドメイン、メールアカウント、それからWP(ホームページを作っているWordPress)ってこういうことっていう説明をして、どのパスワードがどこに鍵をかけるもなのかを整理してみました。
「なるほど!メールアドレスってそういうことか!」が分かりました。自分の見たいパソコンで自分の見たいアドレスを設定できるようになりました。スタッフさん用のメールアドレスも作れるようになりました。◎

「これわかりやすい!この絵の中で、ここはこのIDとパスワードって書き込んでおけばすぐわかる!これみんなほしいと思う!!」という感激ぶりだったのでもうちょっと考えて図を作ってみようと思います。

 

2)これは多くの方が困っているポイントです。
方法としてはメールマガジン発行システムを使うといいです。
でもこちらの会社さんはテトコ導入予定なので、この機能載るからちょっと待っててとお願いしました。

 

3)これはグループウエアのお仕事です。まさにサイボウズLive。前にもサイボウズLiveについて説明したんだけどやっぱり実際に使ってみないとわからない。
私たちが使っているグループを見てもらい、すでにあるテスト用のグループに招待しいろいろいじり倒してくださいとお伝えしました。あとは今の30代とかは会社で普通にグループウエア使ってるから、設定だけすればみんな普通に使い出すと思う。

 

 

あとついでにパスワード管理にEvernoteを入れました。
パスワードは、手帳とかで管理している人が多いみたい。
でも手元にたまたまその手帳がないとか、走り書きすぎてなんて書いてあるのかわかんなくなったとか、たくさんあってどこに書いたか探すのに時間かかったり。
クラウドに置けばどこからでもアクセスできるし検索できるしコピペ出来るから、手帳よりは簡単。

そしてここで大事なのは二段階認証。大切なパスワードを管理するから特にしっかり二重に鍵をかけないといけません。これも結構わかりにくいんだな。

無事、二段階認証が出来るようになりました。

そしたら
OneNoteも覚えてね!」と明るくおねだりされたので、ただ今私はOneNoteに移行中。Evernote3つ以上のデバイスから有料プランになっていまったのでいいタイミングかな。 *OneNoteもEvernoteもクラウド上のメモ帳です。

OneNote

 

 

おそらく、多くの方が最初にひっかかっているのはこの辺なんだろうなぁと思いました。

こうやって「何に困ってる」をわかる範囲で教えてくれればリトルヘルプがわかるように説明します。
わたしたちも分からないこといっぱいあるけど、一緒に調べたりできるからね!

 
それから1回聞いて分かったつもりになってもまた分からなくなってくるものです。だから何度も何度も触れる機会を持つことが大事です。ついでにいつもそこで会う人と友だちになっちゃったり、おやつ食べたり。仕事なのになんか部活みたい。

 

そんな、勉強会や自習室を毎月開催します。都合の合う時に来てくれれば、きっと苦手意識がなくなっていくと思いますよ。

IT自習室

「わたしも困ってる!!」という人は、まずIT自習室に来てみてくださいね!
次回は10月13日(木)

リトルヘルプ合同会社 一応代表
お菓子教室&食育コミュニティ 横浜ミサリングファクトリー 代表

教室業の庶務をどうにかしたい!から顧客管理アプリの開発に着手。それからたくさんの経営者さんの話を聞き「もっとITを活用しよう」を推進するプロジェクトをはじめました。たくさんの皆さんのご支援の元、2016年9月「テトコ on kintone」リリース&リトルヘルプ合同会社設立。
初級システムアドミニストレータ、中途半端なITオタク。

小さきものが山を動かす






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