個人教室の経営基礎知識

個人教室の情報管理

教室を経営していく上でどうしても発生する情報をいかに適切に管理するか

実はほとんどの先生がうまく管理できておらず課題を感じています。なんとかはなるのでこれがベストな方法ではないとは思いつつ、やり慣れた方法で管理しているというのが実情です。みんな同じなんですね。

今は便利な時代で、無料または低価格で使える便利なITツールがたくさんあります。ただ、なにをどう使うのがいいのかはちょっと難しい。個人教室と一口に言っても運営方法や重きを置きたいところはみなが同じではないため「自分にあった方法」を見つけるしかないのですが、これがひとりでは大変なので、きっと使うと便利なんだろうなとは思いつつ手が出せないという方が殆どです。

でも実際に顧客管理アプリを導入したところ、「もっと早く導入すればよかった」と実感する先生が多いのも事実。

また個人情報管理の観点からも適切に情報を管理することは、経営者として必ずしなくてはいけないことでもあります。

 

生徒情報、受講履歴等情報を上手に管理することで、教室運営がどう変わるか

予約受け付け

予約を単に受け付けるだけではなく、申込受付後に生徒情報、受講情報・入金管理、メール配信を一括管理し、見たい時に見たい情報を、必要な時に必要な情報を取り出せるかどうかがポイントです。

>今まで

フォーム、LINE、メール、口頭など複数の窓口で予約を受け付け、必要な情報をエクセルなどに手動で転記
→転記に手間がかかる。ミスが起きやすい。受付はできるがその後の顧客管理ができない。

>顧客管理アプリ

アプリのフォームで予約を受け付ける→生徒情報、受講情報等にワンクリックで入力
→窓口をアプリのフォームのみにすることでミスが起きにくい。データベース化で管理が楽に。

生徒台帳

>今まで

エクセルで管理、紙ベースのファイル管理等
→必要な情報を取り出しにくい。更新しにくい。ミスが起きやすい。

>顧客管理アプリ

アプリ内にデータベース登録
→必要な情報をすぐに取り出せる。更新が容易。ミスが起きにくい。ミスが起きた時もどこが間違っていたかがわかる。

受講情報

>今まで

エクセルで管理、紙ベースのファイル管理等
→必要な情報を取り出しにくい。更新しにく。

>顧客管理アプリ
→必要な情報をすぐに取り出せる。更新が容易。ミスが起きにくい。ミスが起きた時もどこが間違っていたかがわかる。

気持ちの余裕が生まれる

庶務管理のストレスは思いの外大きいもの。覚えておかなくてはいけないことがたくさんあって脳がキャパオーバーになります。顧客管理アプリは、脳の外付けハードディスクです。必要な情報をアプリに入れたら、あとは忘れても大丈夫。先生として、本来やりたいこと、やるべきことに意識を集中しましょう。これが顧客管理アプリ導入の最大の効果ともいえます。


手間がかかる方法では結局のところ情報が管理できません。顧客管理アプリを導入する前の自分がそうだったのでよくわかります。Aさんがいつ入会し、どのレッスンを受けているか(いつおやすみしたか)、住所や電話番号、今生きているメールアドレスはどれか、など当たり前の情報すらつど探さないとわからないというような状況でした。

データベース化は、入力の手間は変わらずとも、適切な場所に入力しておけば、更新、必要な情報の検索・抽出が圧倒的に楽で、ミスも大幅に軽減され、気持ちの余裕が生まれます。

 

 

顧客情報を安全に管理する必要性

平成29530日の改正個人情報保護法の全面施行によりすべての事業者が個人情報保護法の適用対象になりました。

個人教室経営者として気をつける点
・個人情報は利用目的 をできる限り特定し(個人情報保護 法第 15 条第 1 項)。 特定した利用目的は、あらかじめ公表しておくか、個人情報 を取得する際に本人に通知する。

・個人データの安全管理のために必要かつ適 切な措置を講じなければならない(個人情報保護法第 20 条)。

【参考】

個人情報保護法ハンドブック(PDF)


生徒さんから預かった個人情報は適切に管理すること。また、適切に管理していることを開示し、教室の信頼に繋げましょう。

 

 

 

もしもの時のためにデータを適切に保管する

一人で経営している個人教室の経営者にとって、万が一事故や急病などで突然にレッスンができなくなった場合のリスク管理は必須です。

・家族や代理人が生徒さんにすぐ連絡が取れる体制はあるか?

・預り金がすぐにわかるようになっているか?

・コースの途中でやむを得ずレッスンができなくなった場合の精算はすみやかにできるか?


生徒さんにもご家族にも、そして自分自身のためにも普段から適切な情報管理をしておくことが必要です。

【参考】自分に何かあったらどうする?教室経営の危機管理を考えてみよう

 

 



【参考】多くの教室経営者が課題としていること

多くの教室経営者が、情報を適切に管理し、業務効率を改善したいと考えています。

テトコ申込者のアンケートより「生徒管理の困りのこと」

 

 

テトコは教室の先生の業務を楽にする生徒管理アプリです。

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